Sale Admin là gì? Mô tả công việc, kỹ năng cần có

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, bộ phận bán hàng không chỉ gồm những người trực tiếp chốt đơn. Một “mắt xích” quan trọng đứng sau sự thành công của các chiến dịch kinh doanh chính là Sale Admin. Vậy Sale Admin là gì, họ làm gì mỗi ngày và cần có những kỹ năng nào để thành công trong công việc? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Sale Admin là gì?

Sale Admin là viết tắt của Sales Administrator, tức nhân viên hành chính kinh doanh. Họ là người hỗ trợ bộ phận bán hàng trong việc xử lý đơn hàng, báo giá, hợp đồng, quản lý dữ liệu khách hàng và các công việc hành chính khác. Sale Admin đóng vai trò “hậu phương” giúp đội ngũ Sales hoạt động trơn tru, tối ưu thời gian và tập trung vào việc bán hàng.

Tại sao Sale Admin quan trọng?

• Giảm tải công việc giấy tờ cho Sales.

• Tăng hiệu suất đội bán hàng.

• Hạn chế sai sót trong báo giá, hợp đồng.

• Là cầu nối giữa bộ phận kinh doanh với các phòng ban như kế toán, kho, vận hành,…

2. Mô tả công việc của Sale Admin

2.1. Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

• Nhận đơn hàng từ Sales.

• Kiểm tra thông tin đơn hàng, báo giá.

• Lên đơn và gửi xác nhận cho khách hàng.

• Phối hợp với kho để theo dõi tiến độ giao hàng.

2.2. Quản lý hợp đồng, báo giá

• Soạn thảo hợp đồng, phiếu đặt hàng, hóa đơn.

• Theo dõi thời hạn hợp đồng.

• Cập nhật giá bán theo từng đợt khuyến mãi.

2.3. Quản lý dữ liệu khách hàng (CRM)

• Nhập thông tin khách hàng lên hệ thống.

• Cập nhật lịch sử giao dịch, tình trạng công nợ.

• Phân loại và lưu trữ hồ sơ khách hàng.

2.4. Báo cáo, thống kê doanh số

• Tổng hợp đơn hàng theo ngày/tuần/tháng.

• Làm báo cáo doanh số cho phòng kinh doanh và ban giám đốc.

• Phối hợp làm các báo cáo nội bộ liên quan đến tình hình bán hàng.

2.5. Hỗ trợ team kinh doanh

• Soạn thảo tài liệu bán hàng, proposal.

• Đặt lịch hẹn, sắp xếp lịch công tác.

• Nhắc nhở Sales theo dõi công nợ, hoàn thành chỉ tiêu.

3. Kỹ năng cần có của một Sale Admin chuyên nghiệp

3.1. Kỹ năng tin học văn phòng

Sale Admin làm việc nhiều với Word, Excel, PowerPoint và hệ thống CRM nên cần thành thạo kỹ năng vi tính cơ bản và nâng cao, đặc biệt là Excel (hàm thống kê, bảng tính,…).

3.2. Giao tiếp và phối hợp tốt

Sale Admin cần phối hợp với nhiều bộ phận, từ kinh doanh, kho vận, kế toán đến khách hàng nên khả năng giao tiếp rõ ràng, lịch sự là rất cần thiết.

3.3. Quản lý thời gian và tổ chức công việc

Phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc nên cần có kỹ năng sắp xếp công việc, phân bổ thời gian hợp lý để không bị quá tải.

3.4. Tư duy chi tiết, cẩn thận

Vì làm việc với hợp đồng, số liệu, hóa đơn nên chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng lớn. Sự chính xác và tỉ mỉ là bắt buộc.

3.5. Kỹ năng làm báo cáo

Sale Admin cần biết cách thu thập dữ liệu, tổng hợp báo cáo doanh số, phân tích các chỉ số để hỗ trợ quản lý ra quyết định.

3.6. Biết sử dụng phần mềm CRM, ERP

Nếu làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, Sale Admin thường cần biết sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như Salesforce, Hubspot, Odoo, SAP,…

4. Sự khác biệt giữa Sale Admin và Sales Executive

5. Mức lương Sale Admin tại Việt Nam (2025)

Tùy theo kinh nghiệm và quy mô doanh nghiệp, mức lương Sale Admin dao động như sau:

Ngoài ra, Sale Admin còn có thể nhận thêm thưởng doanh số theo team, thưởng hiệu suất, và phụ cấp tùy vào chính sách công ty.

6. Cơ hội nghề nghiệp và lộ trình phát triển

Sale Admin không chỉ là công việc hỗ trợ. Với kinh nghiệm và năng lực, bạn có thể phát triển thành:

• Trưởng nhóm Sale Admin (Admin Leader)

• Sales Support Manager

• Chuyển sang vị trí Sales nếu có khả năng kinh doanh

• Chuyển hướng sang các bộ phận như chăm sóc khách hàng, kế toán bán hàng, logistics,…

7. Sale Admin phù hợp với ai?

Sale Admin sẽ là công việc lý tưởng cho bạn nếu:

• Bạn yêu thích sự ngăn nắp, tổ chức công việc rõ ràng.

• Bạn giỏi quản lý chi tiết, làm việc hành chính nhưng không đơn điệu.

• Bạn muốn làm việc trong lĩnh vực kinh doanh nhưng không yêu thích bán hàng trực tiếp.

8. Kết luận

Sale Admin là gì không còn là câu hỏi xa lạ đối với những ai làm việc trong lĩnh vực kinh doanh. Đây là vị trí giữ vai trò hậu cần thiết yếu, giúp quy trình bán hàng diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn. Một Sale Admin chuyên nghiệp không chỉ biết làm việc chính xác mà còn cần phối hợp tốt với nhiều bộ phận, biết sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc ổn định, logic, nhưng vẫn đóng góp nhiều cho thành công doanh nghiệp, Sale Admin chắc chắn là lựa chọn đáng cân nhắc.

Nội dung được viết bởi Minh Đức Ads và Học viện MIB (mib.edu.vn)